Acumular la documentación en un ordenador físico no tiene sentido en pleno 2018. Las ventajas de almacenar y compartir archivos en la nube son tan numerosas que han dejado completamente obsoletos los antiguos procesos. No obstante, aunque parezca un sistema sencillo y eficaz, hay que tener en cuenta algunos detalles para garantizar la seguridad de la empresa y el buen funcionamiento del almacenamiento en la nube.
Utilizar la nube para compartir archivos con compañeros
Entre empleados es imprescindible contar con una plataforma en la que guardar y tener acceso instantáneo a diferente información. Sin embargo, amontonarlos sin orden ni concierto en carpetas que no sigan una nomenclatura específica o un cierto protocolo de creación puede derivar en un auténtico caos. De esta manera, lo que a priori se creó para facilitar el trabajo, lo dificulta.
Para evitarlo, hay que saber cómo compartir documentos en la nube de forma ordenada, siguiendo unas mismas normas para agregar los nombres a los archivos así como a las carpetas. Así todos los compañeros sabrán ubicar e identificar en apenas segundos cuál es el que necesitan en cada momento.
Por otra parte, debemos tener en cuenta que no todos los empleados tienen que poseer acceso a todos los documentos. Dosificando de forma correcta las personas que pueden disponer de ellos garantizamos que no se produzcan borrados de información accidentales o cambios imprevistos en últimas versiones.
Compartir documentos en la nube con clientes
El mismo peligro aparece si le damos el dominio de toda nuestra información a los clientes. De hecho, no solo hay que limitar con ellos la documentación, sino que, además, no debemos darle (excepto en ciertos casos) la posibilidad de modificar archivos o eliminarlos. En caso contrario, podremos ver cambiados (o eliminados) sin previo aviso informes que necesitábamos en una versión anterior.
Consejos sobre la nube compartida
Para el uso compartido de archivos en la nube con otro compañero de trabajo o con un colaborador/cliente externo, el primer paso para llevar a cabo esta acción es enviarle la notificación por correo electrónico de que ya tiene acceso. Este proceso se realiza de forma automática.
En segundo lugar, es necesario otorgar al usuario un determinado rol: editor, lector, administrador… En función de ello el control que tenga la persona sobre el documento será mayor o menor. Como consecuencia, hay que elegirlo con mucho cuidado.
Ahora ya sabes cómo compartir archivos en la nube de manera responsable y práctica. Solo te queda ponerte manos a la obra. ¿Cómo hacerlo? Pues nada mejor que la prueba gratis que te regala Gluppi para descubrirlo.
