Consejos para optimizar el proceso de comunicación de una empresa

El proceso de comunicación de una empresa es importante para que cualquier organización funcione de manera efectiva. Los empleados deben sentir que pueden comunicarse fácilmente con los miembros de su equipo, así como con sus jefes porque esto contribuye a la productividad y los resultados generales.

Según los expertos, las empresas con prácticas de comunicación interna efectivas disfrutan de un 47% más de rendimiento anual. Las comunicación efectiva no solo afecta a tus ingresos, sino que también pueden aumentar el compromiso de los empleados, crear equipos más sólidos y mejorar la competitividad de la empresa.

Las prácticas de comunicación interna efectivas ayudan a aumentar la productividad, crean un mejor lugar de trabajo y reducen los conflictos interpersonales.

La siguiente lista incluye algunos consejos para mejorar el proceso de comunicación de una empresa en tu oficina:

¿Cómo optimizar el proceso de comunicación de una empresa?

Fomenta el intercambio de ideas y el diálogo

El proceso de comunicación de una empresa no puede ser en una sola vía. La buena comunicación fluye en ambos sentidos. Tan importante es instruir a tus empleados cómo  enseñarles a realizar comentarios sobre la información que obtienen. La clave para optimizar la comunicación en tu empresa es cultivar una cultura abierta y confiable que fomente el diálogo. Cuando tus empleados entienden su rol y expectativas, trabajarán  de forma más eficiente.

Haz que los gerentes den ejemplo

¿Cómo crees que se sentirían tus empleados si les pides que se queden hasta tarde en la oficina para realizar un proyecto y luego decides salir a las 5 de la tarde mientras ellos trabajan? ¿Cómo reaccionarían tus empleados si das un discurso sobre las dificultades financieras de las empresas y la imposibilidad de dar aumentos de sueldo y luego te compraras un nuevo automóvil de lujo? Si esperas que tu equipo comparta información abiertamente y proporcione las respuestas necesarias tienes que darles ejemplo dando la información correcta en el momento correcto.

Haz los objetivos y las metas públicos

La mayoría de las empresas no comunican de forma eficaz las estrategias comerciales a los empleados de manera que puedan integrarlas en sus trabajos diarios. Es bastante difícil ejecutar una estrategia de la que no tienes una imagen completa. Para que tus empleados trabajen de forma más fácil y significativa, publica los objetivos de tu empresa, del equipo y personales. Haz que sean claros y visibles para todos.

Usa la comunicación digital  en lugar de reuniones

Los trabajadores  pierden alrededor de 4 horas semanales en reuniones improductivas. Si realmente quieres optimizar la comunicación en tu empresa tienes que hacer que las reuniones sean más eficientes y una manera de hacer esto es usar herramientas de comunicación online. Si usas las herramientas de videollamadas como Gluppi, además  de obtener una mejor colaboración podría aumentar la productividad en un 20%.

Establecer procesos regulares

La comunicación se recibe mejor en dosis pequeñas como parte de una rutina semanal. La gente necesita y quiere actualizaciones tan pronto como ocurran las cosas. Por lo tanto, si quieres mejorar la comunicación en tu empresa debes hacerlo de forma semanal con reglas definidas.

Usar herramientas móviles

Recibir información en el momento sin importarte donde estés es muy importante. No importa si estás en una comisión de servicio o en un viaje de negocios, ya que tu empleado debería recibir las noticias e información de forma inmediata y esto se puede hacer a través de las diferentes herramientas de comunicaciones unificadas que se pueden encontrar en el mercado.

Realiza encuestas a tus empleados

Si realmente quieres conocer la opinión de tus empleados con respecto a ciertos temas importantes en la empresa lo mejor que puedes hacer es realizar encuestas periódicas, ya que de esta manera obtendrás las respuestas a los problemas más urgentes y conocerás el estado actual de tu empresa.

Tienes que conocer las necesidades de tu equipo, no te concentres solo en los logros y planes, la estabilidad emocional también es un factor a tener en cuenta. Conocer qué temas se discuten en los momentos libres de tus empleados puede proporcionarte ideas valiosas en distintos aspectos.

Escucha y procesa  la información

Todos los consejos anteriores no servirán de nada, si no sabes cómo escuchar y asimilar la nueva información. En la mayoría de las ocasiones, escuchar es más importante que hablar. No es suficiente pedir información, es vital poder escucharla y procesarla.

Planificar eventos externos

Realiza eventos en los que puedas unir a los empleados en un ambiente externo a su lugar de trabajo. A veces con toda la automatización del proceso laboral olvidamos que en un principio todos somos humanos y no hay nada más humano que la falta de comunicación por falta de acercamiento personal. Planea un evento o un compartir después del trabajo. Esto también brinda a los empleados algo que celebrar, lo que puede facilitar una mejor participación y una comunicación más sólida.