Los negocios y empresas actuales cuentan con una serie de procesos predefinidos que apuntan a un funcionamiento continuo, ordenado y esquematizado. El plan de continuidad de negocio abarca desde pequeñas planificaciones y hojas de trabajo diarias hasta los esquemas completos correspondientes a todo el ejercicio fiscal, tratando de garantizar una mayor eficiencia al realizar las tareas de una forma predefinida que no permita la especulación y el desorden dentro de la empresa.
Pero ello no siempre puede ser así; diversas circunstancias pueden impulsar la necesidad de un cambio, reestructuración o recuperación de los procesos. Desde un fracaso en ventas hasta una catástrofe nacional que afecte a la vida de los ciudadanos, hay muchos factores que pueden afectar gravemente a la productividad de un negocio, hasta el punto de llevarlo a pique definitivamente ante un imprevisto.
Es ahí donde entran los planes de continuidad de negocio que buscan cómo ser más productivo en un mundo tan altamente competitivo.
¿Qué es un plan de continuidad de negocio?
Se trata de un plan logístico de emergencia especialmente preparado para responder a las amenazas que afecten negativamente a la continuidad de las actividades empresariales normales, permitiendo retomar los procesos y modelos con los cuales se contaba antes del incidente en cuestión.
Estos planes están enfocados en el aspecto informático, pero no son excluyentes de otros y están diseñados para responder a los eventos capaces de interrumpir totalmente, o en casi su totalidad, las operaciones de la empresa: brotes de virus informáticos, ciberataques y negligencia de los empleados hasta eventos más tangibles como terremotos, tsunamis, pandemias, conmociones civiles, etc.
El enfoque en el área informática no es casualidad; es bien sabido que en la actualidad la mayor parte de los procesos y actividades de las empresas se realizan de forma electrónica o bien dependiendo ampliamente de una base de datos en la red. Dicha dependencia de la informática permite a la compañía mantenerse actualizada y ofrece una serie de ventajas, pero también les crea un punto débil muy peligroso hasta el extremo de que la mera carencia de internet por alguna razón puede llevar a pique las operaciones.
Cómo realizar un plan de continuidad de negocio
La realización del plan de continuidad de negocio es algo que dependerá de las características de cada empresa y de sus requerimientos, ya que se necesita realizar primeramente un análisis del modelo de negocios, el nivel de dependencia sobre la red y otros factores. Sin embargo, todo buen plan de contingencia de negocio debe realizarse mediante una serie de pasos, tales como:
Identificar el riesgo
En este apartado se hace referencia a algo relacionado con el mercado asegurador, pues no es tan diferente en la práctica. En los seguros, el riesgo es todo hecho posible capaz de afectar lo asegurado. En este caso, el riesgo corresponde a cualquier amenaza plausible contra el normal funcionamiento de las operaciones de la empresa. Algunas de las amenazas posibles de carácter universal ya fueron mencionadas con anterioridad (virus, negligencia, desastres naturales, etc.).
En este aspecto, es necesario incluir riesgos universales plausibles y otros más concretos que dependan de las particularidades de la empresa y de su cadena de producción. Por ello, cada lista de amenazas es única y se recomienda la colaboración de todos los departamentos para su creación.
Analizar los daños posibles
Se debe tener en consideración el daño posible a corto, medio y largo plazo. Es necesario desarrollar esquemas que incluyan las consecuencias probables de la interrupción en las operaciones de un departamento, estudiar la posibilidad de supervivencia sin este, realizar análisis comparativos y determinar cuáles son los departamentos más importantes.
A partir del estudio de todos estos puntos se puede comenzar a desarrollar un plan de continuidad de negocio inteligente basado en los sectores, su importancia y su facilidad de reincorporación.
Crear el plan
Una vez finalizada la etapa del análisis previo, se debe dar el paso hacia la estructuración del ya mencionado plan de contingencia. Preferiblemente, todo esto en compañía de un experto.
Respecto del plan, el mismo debería contener un árbol esquemático con información relevante de bienes inmuebles, equipo, personal, distribuidores y clientela. Incluyendo todo lo necesario a su identificación, garantías, contactos, funciones, etc.
Por su parte, es fundamental contar con una manera de contactar con un técnico especializado en la reparación y puesta en funcionamiento de cada equipo y sistema.
Es importante documentar el proceso, preservar en la medida de lo posible la información confidencial, llevar un orden de quienes deben ser contactados primero y establecer las acciones para reiniciar las operaciones de manera interna y de forma inmediata.
Probar y renovar el plan de continuidad de negocio cada cierto tiempo
El apartado más sencillo simplemente nace de la necesidad de realizar simulacros y pruebas controladas cada cierto tiempo con la finalidad de mantener actualizados los procesos de recuperación e identificar fallos de manera oportuna.
Es necesario resaltar nuevamente la importancia de prever la imposibilidad de que todo vaya según lo planeado en un principio. Es un resultado lógico que las empresas mejor preparadas para enfrentar inconvenientes sean más productivas, seguras, confiables y estén mejor posicionadas en el mercado.
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