Consejos para optimizar la gestion del tiempo

¿Cuántas veces se te ha echado el tiempo encima? ¿Cuántas veces te prometiste que nunca más volverías a dejarlo todo para el último momento? Son preguntas que la mayor parte de la gente se hace continuamente. Muchos usan la típica frase de: «no tengo tiempo» sin embargo, el principal problema no es nuestra falta de tiempo, sino la mala gestión que hacemos de él. Somos víctimas de nuestro frenético ritmo de vida y esto a menudo desemboca en un uso desastroso que conlleva terribles resultados personales y profesionales.

¿Cómo podemos optimizar la gestión del tiempo?

La correcta gestión del tiempo tiene como principal objetivo cumplir una serie de objetivos que previamente nos hemos establecido, por ejemplo: «cuando salga del trabajo tengo que pasar por el supermercado a hacer la compra y después tengo que recoger a los niños de la escuela». Son situaciones cotidianas que se nos presentan en nuestro día a día pero que muchas veces las realizamos de una forma inadecuada o más tarde de lo que deberíamos por el hecho de no planificarnos bien.

En primer lugar, debemos de valorar nuestro tiempo. A pesar de que los días cuenten con 24 horas, muchas veces nos falta tiempo para cumplir todos nuestros objetivos diarios. Debemos valorar el tiempo que tenemos y priorizar nuestras tareas a cumplir.

Un mayor tiempo de dedicación no siempre desemboca en excelentes resultados. Si bien es cierto que en muchas de nuestras tareas u objetivos necesitan un mayor número de horas que otras, esto no siempre es significativo.

Debemos establecer una lista de prioridades que ayudará a mejorar nuestra productividad. Este es uno de los problemas principales a la hora de optimizar la gestión de nuestro tiempo. Y es que mucha gente pierde gran parte de su día haciendo cosas que poco o nada tienen que ver con su principal prioridad.

Nuestra meta principal es gestionar correctamente el tiempo del que disponemos. Para ello, debemos conocer el uso que hacemos de él y distribuir cada una de las horas que componen el día, como, por ejemplo, saber a qué hora nos vamos a levantar y a ir a dormir, contar las horas que estaremos en nuestro puesto de trabajo, cuánto tiempo usaremos en almorzar o cenar, etc. Siguiendo estos pasos, obtendremos valiosos minutos o incluso horas a las que podremos dedicar a estudiar, realizar algún hobby, tarea relacionada con nuestro trabajo o simplemente a descansar leyendo un libro.

8 consejos para optimizar la gestión de tiempo

1. Pregúntate cuáles son tus tareas. Lo primero que debes hacer es analizar todas aquellas tareas que tienes como objetivo cumplir primeramente en un breve corto periodo de tiempo, por ejemplo, en un día. Existen otros objetivos y tareas a medio (cada mes) y largo plazo (cada año) que también podremos establecer. Es aconsejable clasificarlas según nuestra prioridad de cumplimiento o la dificultad de consecución. Todas aquellas que estén relacionadas podremos agruparlas dentro de un mismo ámbito, como, por ejemplo, la lista de la compra.
2. Establece tus objetivos. Centrarnos en conseguir una meta ayudará mucho psicológicamente a la hora de cumplir nuestros objetivos. Es esencial que nuestra mente sepa qué rumbo debe tomar.
3. Escríbelos en una libreta, agenda o cuaderno. Usa papel y lápiz para dejar constancia de todas tus metas por cumplir. Cada vez que hayas alcanzado alguna de ellas, táchala. Conseguirás una mayor seguridad en ti mismo y estimularás tu confianza y motivación. Existen otras excelentes alternativas, como por ejemplo, escribir todo aquello que queramos cumplir en el bloc de notas de nuestro smartphone y activar recordatorios con alarma.
4. Crea tu propio plan de trabajo. Planifícate de un modo objetivo. Establece unas fechas determinadas para cumplir tus objetivos a corto, medio y largo plazo. Recuerda que existen prioridades: comienza por las tareas más urgentes o por aquellas que estén más próximas a la fecha de entrega.
5. Ordena tu escritorio o centro de trabajo. Dicen que nuestra mente se refleja en el orden de nuestro lugar de trabajo. Mantener una mesa limpia y ordenada de papeles y objetos inútiles nos ayudarán a priorizar todo aquello que necesitamos realmente.
6. Tómate un tiempo de descanso. Entre tarea y tarea debemos de contar con un breve espacio de tiempo donde podamos descansar, estirar las piernas o tomar un café. Dejar la mente en blanco durante unos minutos nos ayudará a volver con las pilas más cargadas.
7. Rehúye de todo aquello que te haga perder el tiempo. Si no los vas a necesitar, olvídate de todo aparato electrónico que nos mantenga conectados a la red. Cuantas menos distracciones más tiempo para dedicarlo a nosotros mismos.
8. Haz balance al final de cada jornada. Una vez que la jornada llegue a su fin, aprovecharemos para analizar todas aquellas tareas que hemos realizado y todos los objetivos que nos han quedado por cumplir. De esta forma, estableceremos un plan de trabajo que nos permita alcanzar todas nuestras metas.

Esperemos que nuestros consejos te ayuden a una correcta gestión del tiempo. Otra forma de ahorrar tiempo es evitar desplazamientos a través del teletrabajo o un sistema de comunicaciones unificadas que haga que la comunicación con tus compañeros o clientes sea de manera instantánea y no tengas que moverte.