¿Qué es una herramienta para la gestión de proyectos?

Los equipos que tienen que manejar múltiples proyectos no pueden confiar en la memoria humana para mantenerlos organizados. Además, intentar mantenerlo todo unido y al día a través del correo electrónico es un desastre para la productividad. Para entregar los proyectos a tiempo, los equipos deben anotar la información, planificar los plazos y compartir los documentos. Los miembros del equipo necesitan estar en comunicación constante entre sí. Cuando tienes un equipo y necesitas tomarte en serio la gestión de proyectos, la solución más factible es utilizar un software de gestión de proyectos.

Los servicios de gestión de proyectos son plataformas, generalmente online, para trabajar y colaborar en proyectos. Estos espacios de trabajo en tiempo real permiten a los miembros del equipo y a los socios externos controlar cada detalle que lleva un proyecto a buen término. Por lo general, proporcionan una visión general de todos los proyectos en curso, así como los detalles esenciales sobre el trabajo diario que se realiza para hacer avanzar los proyectos.

Las mejores aplicaciones de gestión de proyectos ayudan a los equipos a manejar problemas comunes, como el incumplimiento de plazos, reprogramando automáticamente las tareas que se ven afectadas por ellos. Generan informes que dan a los gerentes una idea de qué miembros del equipo tienen demasiada (o muy poca) carga de trabajo. Muchos rastrean el tiempo invertido en los proyectos y se integran con los sistemas de facturación.

Lo más importante que hay que saber sobre las aplicaciones de gestión de proyectos, a diferencia de otros tipos de aplicaciones de gestión de trabajo, es que son para proyectos. Eso puede sonar más que lógico, pero es importante mencionarlo.

Los proyectos son un tipo específico de trabajo. Cada proyecto tiene una fecha de inicio, una fecha de finalización y un plazo de entrega. Construir una casa es un proyecto. El lanzamiento de un nuevo sitio web es un proyecto. El mantenimiento de un sitio web, sin embargo, es un trabajo en curso sin una fecha clara de inicio o finalización. Publicar una revista mensual es un proyecto que se realiza una vez al mes. Escribir contenido diario para un blog es un trabajo continuo. En teoría, se podría gestionar cada entrada del blog como un proyecto propio, pero si el tiempo de respuesta es rápido y sólo participan unas pocas personas, el uso de un software de gestión de proyectos a gran escala es exagerado.

¿Cómo funcionan las herramientas de gestión de proyectos?

Muchos proyectos son gestionados por un supervisor, y eso es así incluso cuando se utiliza un software para la gestión de los proyectos. Si bien un supervisor puede ser la persona que supervisa el proyecto y ayuda a redirigir los recursos según sea necesario, no es la única persona que toca la aplicación de gestión de proyectos.

Todo tipo de personas se ven involucradas en un proyecto, y es normal utilizar la aplicación para actualizar su progreso en las tareas que tengan asignadas. Utilizan a diario la aplicación, por ejemplo, ver sus tareas designadas y contabilizar cuánto tiempo pasaron en ellas. Los empleados, trabajadores externo y, a veces, incluso los clientes, pueden utilizar la aplicación de gestión de proyectos para compartir documentos, compartir datos, etc.

En el mejor de los casos, cada hito, tarea y subtarea se asigna a una persona específica y se le asigna una fecha límite. Normalmente, otros miembros del equipo pueden ver quién es responsable de qué, si esa persona está en camino de completarlo a tiempo, y si hay alguna pregunta sin respuesta sobre el trabajo. Ese nivel de conocimiento es importante porque alerta a las personas que están más abajo en la cadena de tareas programadas de posibles retrasos antes de que ocurran.

Conoce algunas de las herramientas de gestión de proyectos del mercado

La comunicación en el grupo de trabajo es clave, y en ese aspecto destaca la herramiente Gluppi, que facilita la comunicación entre todos los miembros del equipo, así como el poder compartir  todo tipo de archivos. Gluppi va un paso más alla de las herramientras tradicionales, ya que aparte del almacenamiento en la nube de información relativa a proyectos, destaca especialmente en la interconexión entre miembros a través de telefonía IP para empresas, centralitas virtuales, chat  para empresas e incluso videoconferencias.

Jira es otra de las herramientas más utilizadas para la gestión de equipos de trabajo y proyectos. Mediante la creación de incidencias o tareas, se puede llevar el control del rendimiento de cada usuario, gestionar las fechas de entrega, y llevar un control total del flujo de trabajo desde que se plantea una nueva tarea hasta que se entrega o finaliza. Al igual que Gluppi, permite compartir todo tipo de documentos y almacenarlos en la misma plataforma para que sean accesibles para todos los usuarios.

Como último ejemplo tenemos Monday.com, plataforma que está obteniendo mucha popularidad en los últimos meses por sus intuitivos paneles de gestión y su adaptación total de funcionamiento tanto en móviles como tablets. Permite realizar un seguimiento completo de las tareas de los equipos, aunque el precio de la plataforma va variando en función del número de usuarios y funcionalidades que se requieran en nuestros proyectos.

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