Toda empresa que lleve un tiempo en funcionamiento, sabe la sorprendente cantidad de mensajes que se generan en cuestión de días. Presupuestos, dudas de clientes, información de en qué estado se encuentra uno de los trabajos de la empresa o simples notas informativas son un cúmulo de mensajes que encontramos dentro del día a día de un gestor de correo cualquiera.
Y sí, aunque se puede utilizar perfectamente un gestor de correo personal para el funcionamiento diario del negocio, ¿es eso lo más óptimo para un negocio?
¿Qué es un gestor de correo y qué ofrece a mi empresa?
Un gestor de mensajes electrónicos no es otra cosa que una plataforma pensada para estructurar, guardar y tramitar de manera efectiva los emails y mensajes instantáneos que tiene una empresa. Existen sistemas gratuitos de gestores de correos que permiten funcionar perfectamente a una empresa, pero no son siempre aconsejables. Especialmente si la empresa tiene un cierto tamaño.
En cuanto hay más de tres personas enviando mensajes y recibiendo los correos de los clientes, la gestión de los correos puede volverse caótica con facilidad dentro de un gestor de emails tradicional.
Después de todo, están pensados para ofrecer una estructura básica y funcional que sirve muy bien para leer y responder mensajes. Pero supone un gran consumo de tiempo de trabajo humano para dar salida a todos los mensajes recibidos. Es en ese momento cuando nos damos cuenta de lo útil y beneficioso que resulta invertir en un buen gestor alternativo de correos electrónicos tanto a nivel interno como externo.
¿Qué ventajas tiene un gestor de correo corporativo frente a usar el tuyo?
Vamos a poner como ejemplo a Gluppi, uno de los gestores virtuales de correos que existen como alternativa a los que tradicionalmente han dominado el mercado por ser los primeros en llegar y pertenecer a grandes empresas.
Seguridad y herramientas a medida
Existen dos principales ventajas de estos programas. Por un lado, ofrecen un sistema a medida desarrollado pensando en ofrecer a pequeñas y medianas empresas una solución global a todo el conjunto de situaciones que puedan necesitar soporte a través de mensajes, vídeo o llamadas telefónicas.
Y por otro lado tienen un menor riesgo de sufrir problemas de seguridad debido a que gran parte de todos los ataques automáticos que se producen en internet estándestinados a atacar las plataformas más usadas.
Es decir, al utilizar un gestor global de correos y servicios personalizado, una inmensa cantidad de ataques constantes en busca de vulnerabilidades en los gestores de correos tradicionales, directamente no podrán afectar a la empresa al usar una plataforma de gestión de mensajes alternativa.
Esto no quiere decir que los otros gestores sean inseguros, pero en caso de existir una brecha de seguridad que se conozca, temporalmente pueden ser vulnerables hasta que se repare dicho problema.
En un gestor personalizado también hay que asegurarse de que el sistema esté actualizado, pero en caso de vulnerabilidad, será mucho más complicado que lleguen hasta nuestra empresa de manera casual.
¿Qué herramientas puede ofrecer un gestor de correo corporativo?
Los correos electrónicos son tan sólo uno de los métodos para comunicarse con los clientes y compañeros de trabajo. Por ese motivo, hace falta tener en cuenta también facilitar la comunicación tanto a través de teléfono como chats instantáneos para tratar tareas urgentes.
A esto se le conoce como “comunicaciónes unificadas” ya que permite que desde la misma plataforma todos los trabajadores tengan acceso a los datos guardados en ella y poder contactar entre sí de manera muy rápida y eficaz.
Estas son algunas de las características más representativas que ofrecen los gestores de correos personalizados y que suponen una ventaja para la empresa que los use al optimizar sus recursos humanos al máximo:
- Mensajes instantáneos
- Centralita virtual
- Almacenamiento de datos en la nube
- Audioconferencias
- Videoconferencias
- Llamadas IP
¿Qué ventajas ofrece cada servicio dentro de estas plataformas de gestión de correos y llamadas?
Chat instantáneo:
Comunicaciones directas entre trabajadores o con clientes sin distracciones. Al ser una plataforma privada, no existe publicidad que pueda distraer la atención de sus usuarios. Tan sólo está la información que importa.
Centralita virtual:
Una centralita virtual es la parte de un gestor de correo alternativo que te ofrece la posibilidad de recibir o emitir llamadas desde la misma plataforma a través de un servicio IP, sería como llamar vía telefónica pero mediante el uso de internet.
Esto supone para la empresa un ahorro en la empresa al poder reducir el consumo de llamadas telefónicas al tiempo que le suma otras ventajas como las siguientes.
Recibir todas las llamadas de la empresa desde un único sistema sirve para agilizar los trámites ya que se puede redirigir la llamada a otros departamentos o incluso incluir en la misma llamada a más personas que necesiten estar informadas.
Mejora la imagen empresarial: Un sistema global agiliza los trámites y mejora la gestión que puede realizarse a todos los niveles. Lo que se traslada a la satisfacción final del consumidor al recibir un trato más eficaz.
Ahorro telefónico:
Al usar llamadas IP el consumo se reduce y la facilidad de hacer llamadas a más de una persona al mismo tiempo también hace que sea menos necesario llamarse entre compañeros.
Buzón de voz personal:
Personalizar el mensaje de atención al cliente si nadie puede atender la llamada en ese momento.
Desvío de llamadas en curso:
Ideal cuando no puede atenderse una llamada o se requiere que sea atendida por otra persona.
Uso de extensiones internas:
Llamadas gratuitas entre extensiones del propio gestor de correos y llamadas en la centralita así como extensiones ilimitadas.
Conferencias:
Las audioconferencias pueden ser un recurso muy útil para ahorrar tiempo al incluir a varias personas con un proyecto en común para resolver dudas y agilizar los trámites estando todos presentes en la llamada.
De esta forma, se reduce el tiempo necesario para informar a cada persona y se acelera el proceso. Esto también se aplica a clientes que necesiten hablar con varios departamentos para resolver un problema que involucre la participación de varios departamentos distintos.
De esta manera, se limita el número de veces que el cliente debe repetir su problema a la empresa y esto tiene dos puntos a favor; mejora la velocidad para atender al cliente y crea una mejor imagen de marca empresarial al diferenciarse con este tipo de servicio ante los clientes.
Grabación de llamadas:
Lo que permite controlar la calidad del trabajo de los trabajadores al mismo tiempo que se asegura la empresa de que la oferta que ha aceptado el cliente tiene exactamente lo que se oferta.
Debido a estos servicios y ventajas que ofrecen, este tipo de entornos de trabajo, con un núcleo compacto que junte todo lo necesario tanto a nivel de gestión de correos como de llamadas, crecen a medida que el teletrabajo se hace más popular en las PYMES.
Después de todo, supone una gran ventaja competitiva para una empresa poder contratar a un experto en el campo que se necesite sin que la ubicación geográfica suponga un problema. Este es uno de los puntos más importantes y que más ha favorecido la expansión de estas plataformas de trabajo globales.
Como ves, un gestor de correos alternativo te ofrece múltiples ventajas más allá de recibir o enviar mensajes electrónicos. Si usas un gestor de correo tradicional, existirán muchas herramientas que tendrás que contratar por separado si las quieres utilizar. Con lo que emplear un sistema alternativo que unifique todo lo que pueda necesitar tu empresa, será un ahorro a largo plazo y una inversión que mejore el ritmo y la calidad del trabajo.
