Las reuniones online entre compañeros o colaboradores que se encuentran a cientos de kilómetros cada vez son más frecuentes en las empresas de todo el mundo. Pero aún quedan muchas dudas sobre cómo hacerlas efectivas y rápidas a partes iguales. Aquí tienes algunos sencillos trucos para conseguirlo.
Consejos para que tus reuniones virtuales sean más eficientes
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Agenda
Incorporarla a la agenda de los participantes con antelación sirve para que los trabajadores se organicen y preparen para la videoconferencia. De esta forma, todos tendrán un tiempo previsto para ella y no pillará a nadie de improviso.
Otro de los puntos importantes a tener en cuenta es apuntar previamente los temas que se van a tratar. De hecho, es recomendable que una persona se encargue de que todos los aspectos que debían plantearse se resuelvan durante la sesión.
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Número máximo de participantes
Las reuniones virtuales en las que hay más de 5 personas no suelen ser eficientes. En las videoconferencias es fundamental que las personas tomen la palabra por turnos. Ya que si hablan varios a la vez al final no se entiende nada. Por tanto, para no alargarla más de lo necesario y garantizar cierto orden, es mejor limitar el número de participantes.
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Hablar claramente
Vocalizar bien es una de las principales necesidades de este tipo de reuniones a distancia. Las diferentes conexiones pueden generar una pequeña distorsión si se habla demasiado bajo o deprisa.
Por otra parte, si se está haciendo una presentación, es vital hacer pausas para pedir al resto de participantes sus preguntas. De esta forma no solo daremos un tiempo determinado a todos los asistentes para resolver dudas, sino que, además, se tendrá la oportunidad de confirmar que los demás están oyendo perfectamente la presentación.
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Mirar a la cámara
En una conversación física se puede mirar a los participantes a la cara mientras se habla. Pero… ¿qué ocurre en las reuniones no presenciales? Intenta mirar siempre a la cámara mientras estés hablando. Así, aunque tú no puedas mirar a tus interlocutores, ellos sí que tendrán la sensación de que tú les miras y les hablas de forma personal. Esta impresión ayuda a mantener la atención y hacer más eficiente la videoconferencia.
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Prueba de conexión
Hacer una pequeña prueba de conexión a internet antes de las reuniones virtuales es fantástico para evitar sorpresas al comenzar con los puntos del día. Hacerla 10 minutos antes da tiempo para arreglar el problema sin poner en peligro la puntualidad.
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Lugar adecuado
Elige con mimo la habitación donde vas a realizar tus reuniones en línea. Intenta que, además de dar una impresión lo más profesional posible, sea un lugar alejado de ruidos y distracciones. Cuida también tu imagen y el ángulo desde el que te va a enfocar la cámara. Los sofás o las camas no son un buen sitio. Pues dan una impresión muy poco profesional.
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No teclear
Intenta no teclear o hacerlo lo menos posible. No hay nada que sea más molesto en estos casos que escuchar a otra persona teclear constantemente.
Aplicando estos pequeños trucos tus videoconferencias serán más rápidas y eficaces. Pero… ¿aún no sabes qué plataforma utilizar para tus reuniones online? Te damos una prueba gratis para que te decidas por Gluppi. Estamos seguros de que te encantará.
